WYMIARY — wielomagazynowy system zarządzania zapasem dla WooCommerce

Dla kogo są WYMIARY?

System jest przeznaczony dla firm, które:

• prowadzą sklep WooCommerce i posiadają więcej niż jeden magazyn,
• przechowują towary w kilku sklepach, oddziałach lub lokalizacjach,
• posiadają magazyn główny oraz magazyny wewnętrzne,
• prowadzą jednocześnie sprzedaż internetową i stacjonarną,
• wykonują regularne przesunięcia produktów między lokalizacjami,
• potrzebują dokładnej historii zmian stanów magazynowych,
• chcą rozdzielić zapas dostępny online od zapasu wewnętrznego,
• realizują zamówienia WooCommerce z różnych magazynów,
• korzystają ze skanerów kodów kreskowych,
• potrzebują bieżących raportów dotyczących sprzedaży, stanów i operacji magazynowych.

WYMIARY sprawdzą się między innymi w sklepach detalicznych, hurtowniach, sieciach handlowych, showroomach, punktach odbioru oraz firmach posiadających kilka oddziałów.

Co jest potrzebne do uruchomienia?

Do uruchomienia systemu WYMIARY potrzebne są:

• strona oparta na WordPress 6.8 lub nowszym,
• aktywny sklep WooCommerce,
• serwer obsługujący PHP 8.2 lub nowszy,
• certyfikat SSL i dostęp do internetu,
• aktywna licencja WYMIARY przypisana do domeny,
• poprawnie skonfigurowane produkty WooCommerce,
• konfiguracja przynajmniej jednego magazynu,
• poprawnie skonfigurowana poczta WordPress, jeżeli mają być wysyłane automatyczne raporty.

System działa w przeglądarce internetowej i nie wymaga instalowania dodatkowego programu na komputerach pracowników. Do obsługi kodów EAN można wykorzystać standardowy skaner działający jak klawiatura.

Najważniejsze korzyści

• Dowolna liczba magazynów i lokalizacji.
• Osobny stan produktu lub wariantu w każdym magazynie.
• Jeden wspólny zapas zintegrowany z WooCommerce.
• Możliwość określenia, które magazyny sprzedają online.
• Automatyczne wyliczanie dostępności produktów w sklepie.
• Kontrola priorytetu pobierania towaru z magazynów.
• Automatyczne rozchody związane z zamówieniami WooCommerce.
• Bezpieczne przywracanie zapasu po anulowaniu zamówienia.
• Transfery całego lub części zapasu między lokalizacjami.
• Dokumenty transferowe z numerem, operatorem i notatką.
• Ręczne przyjęcia, wydania, korekty i ustawianie dokładnego stanu.
• Pełny, nieusuwalny dziennik ruchów magazynowych.
• Obsługa produktów prostych i konkretnych wariantów.
• Wyszukiwanie produktów po nazwie, SKU i kodzie EAN.
• Obsługa skanera kodów kreskowych.
• Zarządzanie produktami bez opuszczania panelu WYMIARY.
• Obsługa realizacji zamówień WooCommerce.
• Analityka sprzedaży, stanów, ruchów i transferów.
• Eksport danych do plików CSV.
• Automatyczne raporty wysyłane pocztą elektroniczną.
• Dashboard z alertami niskiego stanu.
• Centrum powiadomień o ważnych operacjach.
• Responsywny panel na komputer, tablet i telefon.
• Jasny oraz ciemny motyw interfejsu.

Jakie problemy rozwiązują WYMIARY?

• Jeden wspólny stan dla kilku lokalizacji: Standardowy WooCommerce przechowuje jeden stan produktu. Przy kilku magazynach trudno określić, gdzie fizycznie znajduje się towar. WYMIARY zapisują osobną ilość w każdej lokalizacji, jednocześnie przekazując do sklepu prawidłowy łączny stan dostępny online.
• Sprzedaż zapasu przeznaczonego do innych celów: Nie każdy magazyn musi udostępniać swoje produkty w sklepie internetowym. Lokalizację można oznaczyć jako wewnętrzną, dzięki czemu jej stan pozostaje widoczny dla pracowników, ale nie zwiększa dostępności produktu online.
• Brak historii zmian magazynowych: Ręczna zmiana liczby produktów w WooCommerce nie daje pełnej informacji o tym, kto i dlaczego ją wykonał. WYMIARY zapisują operatora, typ operacji, datę, ilość przed zmianą, ilość po zmianie, dokument i notatkę.
• Nieudokumentowane przesunięcia towaru: Transfer między magazynami tworzy numerowany dokument oraz dwa powiązane ruchy: wydanie z magazynu źródłowego i przyjęcie do magazynu docelowego. Łączny stan produktu pozostaje bez zmian.
• Błędy podczas realizacji zamówień: System przypisuje rozchód do konkretnych magazynów i zabezpiecza operacje przed wielokrotnym odjęciem lub przywróceniem tego samego towaru.
• Brak szybkiej informacji o niedoborach: Dashboard pokazuje najważniejsze dane operacyjne i produkty z niskim stanem. Centrum powiadomień informuje o zamówieniach, transferach i ważnych zmianach magazynowych.
• Trudne wyszukiwanie produktów: Produkty można odnaleźć po nazwie, SKU albo kodzie EAN. Skaner kodów może zostać wykorzystany przy zmianach stanów oraz przygotowywaniu transferów.
• Czasochłonne raportowanie: Użytkownik może eksportować stany, ruchy i transfery do CSV albo skonfigurować automatyczną wysyłkę raportów co 7, 30 lub 90 dni.

Zarządzanie magazynami

Każdy magazyn może posiadać:

• własną nazwę i kod,
• status aktywny lub nieaktywny,
• oznaczenie dostępności dla sprzedaży internetowej,
• priorytet pobierania zapasu,
• osobne stany produktów oraz wariantów.

Standardowy stan produktu WooCommerce jest wyliczany jako suma zapasu pochodzącego wyłącznie z aktywnych magazynów oznaczonych jako „Sprzedaje online”.

Przy pierwszym otwarciu produktu jego dotychczasowy stan WooCommerce może zostać bezpiecznie przeniesiony do domyślnego Magazynu głównego.

Obsługa produktów

Z poziomu WYMIARY można:

• utworzyć nowy produkt prosty,
• wybrać magazyn oraz stan początkowy,
• edytować nazwę i status produktu,
• ustawić cenę regularną i promocyjną,
• zmienić SKU i kod EAN,
• przypisać kategorię oraz markę,
• wybrać klasę podatkową,
• ustawić zdjęcie produktu,
• oznaczyć produkt jako wyróżniony,
• zmieniać stany poszczególnych magazynów,
• wykonywać szybką edycję bez opuszczania katalogu.

System kontroluje unikalność SKU i kodów EAN, a także poprawność cyfry kontrolnej kodu.

Transfery magazynowe

WYMIARY umożliwiają przeniesienie całego lub części zapasu między dwoma magazynami.

Każdy transfer zawiera:

• kolejny numer dokumentu,
• datę operacji,
• produkt albo konkretny wariant,
• magazyn źródłowy,
• magazyn docelowy,
• przenoszoną ilość,
• operatora,
• opcjonalną notatkę.

System sprawdza dostępność produktu w magazynie źródłowym i nie pozwala wykonać transferu większej ilości niż aktualny stan.

Obsługa zamówień

Panel zamówień pozwala:

• wyszukiwać zamówienia po numerze, kliencie lub adresie e-mail,
• filtrować je według zakresu dat,
• otwierać szczegóły bez przechodzenia do zaplecza WooCommerce,
• sprawdzać produkty, SKU i EAN,
• przeglądać dane klienta, płatności i dostawy,
• sprawdzać magazyny przypisane do pozycji,
• rozpocząć realizację zamówienia,
• oznaczyć zamówienie jako zrealizowane.

Zmiany statusów oraz operacje na zapasie są synchronizowane z WooCommerce.

Analityka i raportowanie

Analityka może być filtrowana według zakresu dat oraz konkretnego magazynu. Panel prezentuje między innymi:

• liczbę magazynów,
• produkty i warianty w ewidencji,
• łączny zapas,
• zapas dostępny online,
• sprzedaż,
• ruchy magazynowe,
• transfery między lokalizacjami.

Dane o stanach, ruchach i transferach można eksportować do plików CSV.

W ustawieniach automatycznych raportów użytkownik może:

• podać jeden lub kilka adresów e-mail,
• wybrać wysyłkę co 7, 30 albo 90 dni,
• wskazać dane uwzględniane w raporcie,
• wysłać raport testowy,
• sprawdzić ostatnią i następną planowaną wysyłkę.

Raport jest dostarczany jako wiadomość e-mail z załącznikiem CSV.

Moduły systemu WYMIARY

Moduł	Dostępność	Zakres
Dashboard	✓	Podsumowanie magazynów, produktów, stanów online, zamówień i ostatnich zdarzeń
Magazyny	✓	Dowolna liczba lokalizacji, kody, statusy, priorytety oraz dostępność online
Stany magazynowe	✓	Osobny stan każdego produktu i wariantu w każdym magazynie
Synchronizacja z WooCommerce	✓	Automatyczne wyliczanie standardowego stanu produktu dostępnego online
Produkty	✓	Tworzenie i edycja produktów, cen, SKU, EAN, kategorii, marki, podatku i zdjęcia
Warianty produktów	✓	Osobne stany konkretnych wariantów w poszczególnych magazynach
Wyszukiwarka	✓	Wyszukiwanie produktów po nazwie, SKU i kodzie EAN
Skaner EAN	✓	Obsługa skanera działającego jak klawiatura
Przyjęcia magazynowe	✓	Ręczne zwiększanie zapasu z zapisem operatora i notatki
Wydania magazynowe	✓	Ręczne oraz automatyczne zmniejszanie zapasu
Korekty stanów	✓	Korekta ilości lub ustawienie dokładnego stanu magazynu
Transfery	✓	Przenoszenie całego lub części zapasu między magazynami
Dokumenty transferowe	✓	Numer, data, operator, źródło, cel, ilość oraz notatka
Dziennik ruchów	✓	Trwała historia ilości przed i po operacji wraz z jej źródłem
Zamówienia WooCommerce	✓	Lista, wyszukiwanie, szczegóły i obsługa realizacji zamówień
Automatyczne rozchody	✓	Pobieranie zapasu z odpowiednich magazynów podczas realizacji sprzedaży
Zwroty zapasu	✓	Bezpieczne przywracanie produktów po anulowaniu zamówienia
Analityka	✓	Sprzedaż, zapasy, magazyny, ruchy i transfery w wybranym okresie
Eksport CSV	✓	Strumieniowy eksport stanów, ruchów magazynowych i transferów
Raporty e-mail + CSV	✓	Automatyczne raporty wysyłane do wielu odbiorców co 7, 30 lub 90 dni
Alerty niskiego stanu	✓	Widoczne na dashboardzie ostrzeżenia o kończących się produktach
Powiadomienia	✓	Centrum zdarzeń dotyczących zamówień, magazynu i transferów
Panel mobilny	✓	Interfejs dostosowany do komputerów, tabletów i telefonów
Tryb ciemny	✓	Możliwość przełączenia wyglądu panelu
Licencja Rich Space	✓	Podpisana cyfrowo licencja przypisana do domeny i edycji WYMIARY
Tryb awaryjny licencji	✓	Czasowe działanie przy krótkotrwałym braku połączenia z Licence HUB
HPOS WooCommerce	✓	Odczyt i obsługa zamówień zgodna z nowym systemem przechowywania WooCommerce